10 hábitos que debes desterrar cuando mandas un e-mail de trabajo
Los correos electrónicos han pasado a ser una parte fundamental de nuestro día a día, peor conviene que guardar ciertas normas no escritas
El correo electrónico se ha convertido en una herramienta esencial en nuestro día a día laboral. Desde hace poco más de dos décadas ha pasado de ser una excentricidad usado por los pocos que tenían acceso a internet a ser una de las principales vías de comunicación en el mundo de los negocios. Este uso formal del e-mail ha propiciado que se establezcan ciertas normas no escritas que es importante seguir como si la etiqueta de protocolo se tratara.
La inmensa cantidad de e-mails que recibimos y enviamos a lo largo del día hace casi imposible estar al tanto de las costumbres y hábitos profesionales. Para facilitar esta labor diaria nos gustaría señalar algunos consejos que podrían ser de utilidad.
Es importante observar algunas normas básicas que no solo deberían aplicarse a los emails de trabajo sino a todas las vías de comunicación escrita, sobre todo ahora que la mensajería rápida está provocando ciertos hábitos de escritura a los que debemos prestar atención. Nos referimos a las faltas de ortografías, abreviaturas erróneas y errores de puntuación.
Aun así, convertirse en un virtuoso de los protocolos del correo electrónico no significa que debas escribir textos de una prosa exquisita, si eres capaz de evitar estos malos hábitos tendrás mucho ganado.
1. Enviar un correo ‘urgente’ cuando no lo es
El efecto es similar al del cuento de Pedro y el lobo. Si mandas constantemente correos calificados de ‘urgente’ con el tiempo perderá su efecto y cuando envíes uno realmente urgente la gente no le prestará la debida atención.
2. No pongas palabras en MAYÚSCULAS
Es una norma no escrita desde el inicio de la mensajería online se entiende la escritura en mayúsculas es interpretado como si se estuviera gritando.
Si no quiere ofender a su interlocutor desactive el bloqueo de mayúsculas de su teclado. Tampoco está de más que limites el uso de signos de exclamación.
3. Ser demasiado informal puede ser un error
Aunque el tono del mensaje debería reflejar el tipo de relación que se tiene con lo otra persona es importante no ser demasiado informal ya que hay una fina línea entre lo cordial y lo poco profesional.
Por eso es importante ser cuidadoso con el uso de signos de exclamación, emoticonos, textos coloridos, tipos de letra originales y abreviaturas típicas de la mensajería instantánea.
Por eso es importante ser cuidadoso con el uso de signos de exclamación, emoticonos, textos coloridos, tipos de letra originales y abreviaturas típicas de la mensajería instantánea.
Además, debes de ser consciente de que, sobre todo en e-mails con varios receptores, puedes estar hablando con personas de distintas generaciones o países por lo que lo ideal es usar un lenguaje tradicional. Nos referimos a que es importante huir de coloquialismos y jergas para evitar malos entendidos.
4. No seas muy estirado e impersonal
El intentar no ser demasiado informal no significa que el texto parezca escrito por un robot o traducido por Google Translator. Mostrar que el mensaje es personal y no una respuesta automática hará que el receptor muestre más atención a sus siguientes correos.
5. Cuidado con el botón 'Responder a todos'
A la hora de responder a un correo en el que hay un grupo de personas asegúrate de solo darle al botón de ‘Responder a todos’ si tu respuesta va a ser de interés para todos los receptores.
También es importante estar atento a lo contrario. Si estás en un mail conjunto asegúrate de incluir en tu respuesta a todo aquel que pueda tener interés en ella.
6. No pongas en copia a nadie sin su consentimiento
Cuando menos, compartir información de contacto que no es la tuya puede ser molesto para la otra persona. Pero también puede ser motivo de enfado.
Ya sea si pones en copia a un cliente en un correo en el que tu jefe haya dicho algo sobre ellos o incluyas a un compañero en una cadena de e-mails en la que otro compañero comparta información persona, a nadie le gusta que se incluya en el apartado CC a otras personas sin ellos saberlo antes.
La mejor regla a seguir es nunca asumir que está bien incluir a alguien nuevo en una conversación por correo con varias personas.
La mejor regla a seguir es nunca asumir que está bien incluir a alguien nuevo en una conversación por correo con varias personas.
7. Las Copias Ocultas pueden traer problemas
Cuando se recibe un correo en el que estás en copia oculta (CCO), no son pocos los que se preguntan “Si me ha puesto a mí en CCO, ¿quién más estará leyendo este correo?”. Usar la copia oculta siempre puede ser motivo de levantar suspicacias.
En muchas ocasiones, si necesitas informar a otra persona del contenido de un correo lo mejor es cortar y pegar la información en un nuevo correo.
8. Enviar correos a altas horas de la madrugada puede llevar a conclusiones no deseadas
Pese a que empezamos a vivir en un mundo que vive abierto permanentemente hay quien cuando recibe un correo mira la hora y saca sus propias conclusiones. En el mejor de los casos piensa que se trata de un adicto al trabajo, en el peor, alguien obsesionado con el tema.
Si te da por trabajar a altas horas de la noche y responder correos, en muchas ocasiones es preferible escribir el texto, guardarlo en borradores y enviarlo en horas laborales.
9. Poner un asunto vago o inconcreto
Poner en el campo ‘Asunto’ expresiones como “Soy yo”, “Hola”, “ATT de Fulanito Detal” no da al receptor ningún tipo de información del contenido del correo por lo que es posible que ni siquiera abra la misiva.
Los expertos en recursos humanos y organización laboral aconsejan que en un email de trabajo lo mejor es ser claro y conciso en el ‘Asunto’ y dar al receptor pistas sobre el contenido para que se incline por leer y responder el correo. Siempre observando el primer consejo sobre las misivas urgentes.
Los expertos en recursos humanos y organización laboral aconsejan que en un email de trabajo lo mejor es ser claro y conciso en el ‘Asunto’ y dar al receptor pistas sobre el contenido para que se incline por leer y responder el correo. Siempre observando el primer consejo sobre las misivas urgentes.
10. Siempre rellena el campo 'Asunto'
Posiblemente en temas laborales, no ponerle un título a un correo sea casi peor que poner algo poco preciso. De hecho, muchos servidores de correo te preguntan antes de enviar un correo sin asunto si estás seguro de querer enviarlo. Hazles caso y pon un asunto correcto.
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